Төслийн удирдлага - Тойм

Төслийн удирдлага. Тойм 10/16

Төсөл гэдэг нь тодорхой хугацаанд тусгай зорилгод хүрэхийн тулд хийгдэж байгаа ажилуудыг тодорхой дараалалтай хийхийг хэлэнэ.
Төсөл нь ихэнхдээ энгийн жижиг ажилууд эсвэл төслүүдэд хуваагдан задардаг. Тухайн жижиг жижиг ажилуудыг ихэвчилэн 4 үе шатуудад хуваан хийдэг. Эндээр үе шатууд нь :

1. Стратейг төлөвлөгөө
2. Загварчилах шат
3. Төлөвлөх шат
4. Хэрэгжүүлэх шат
5. Дуусгах шат

эдгээр үе шатууд нь дээрхи дараалалаар хийгдэх бөгөөд эхний шатанд хийгдсэн ажлын үр дүн нь дараа дараагийн шатуудад шууд хамааралтай байдаг. Хамгийн эхний шат хамгийн хариуцлагатай чухал шийдвэрүүд нь гарч бусад шатуудад шууд нөлөөлдөг. Хэрвээ эхний үе шатуудад хийгдсан ажлын үр дүн нь буруу эсвэл алдаатай байвал дараагийн шатан дээр хийгдэх ажил нь хүндэрч маш их цаг хүч зарцуулагдана.

--- 1. Стратейг төлөвлөгөөний шат.
Стратейг төлөвлөгөө хэсэгт тухайн төслийг захиалагчаас авахын тулд тодорхой төлөвлөгөө бичиг баримтуудыг боловсруулан тендерт оролцох хэсэг.
Энэ шатанд дараагийн шатуудад хийгдэн гарах бүтээгдэхүүнийг судлан гол зорилгоо тодорхойлон гаргах хэсэг юм. Энэ хэсэгт захиалагч тал болон гүйцэтгэгч талуудын төлөөлөлчид хоорондоо хэрэлцэн захиалагч талийн хийлгэх бүтээгдэхүүнийг нарийвчлан тодорхойлуулж авасаны үндсэн дээр захиалагчийн хийлгэх бүтээгдэхүүний шаардалга дээр үндэслэн гаргасан санал болгож буй бичиг баримт-ийг хийх юм. Энэ бичигт дараар зүйлсийг анхаарч тусгасан байх хэрэгтэй.

• Бидний зорилго санаанд нь нийцэх эсэх
  
• Үнийн ашигтай санал
  
• Захиалагчийн сэтгэл ханамж
• Бизнессийн ирээдүйн стратейг
• Ажлыг хийх бүтэц (Байгууллагын хийх хүмүүсийн бүтэц болон харилцах хүн гэх мэт)
• Шаардлагууд

Зэргийн оруулаж өгөх хэрэгтэй.

--- 2. Загварчилах шат.
Энэ үе шатанд нь Work Breakdown Structure (WBS), нөөций төлөвлөлт, хэмжилт, төлөвлөгөө (schedule), Эрсдэлийн төлөвлөгөө зэрэг ажлуудаас тогтоно.

Хамгийн эхэнд (WBS) ийг гаргах хэсэг энэ нь төслийн ажлуудын оролт гаралт болгоныг нь нарийн тооцож тухайн ажлын хамрах хүрээ зэргийг, харилцан хамаарал зэргээр нь ангилан мод хэлбэрийн бүтцэд оруулан гаргадаг.

Нөөцийн төлөвлөлт энэ ажил нь өмнө нь гаргаж авсан WBS дээр жагсаасан ажилууд дээрээ хүний нөөц болон, материаллаг нөөцөө хувиарлан төвөллөх. Мэдээж ажлуудынхаа хэмжээ, зэрэглэл, хүмүүсийнхээ гүйцэгэл зэргийг нь харгалзан хүмүүстээ хувиарлана.
Хэмжилт. Хэмжилт өмнө нь гаргасан WBS дээрх бүх ажлуудынхаа хийхэд шаардагдах хугацаа, түүнд зарцуулагдах өртөгийг нь гаргана. Үүнийг гаргахдаа чанар, хэмжээ, бүтээмж нөөцийнхөө нэгж өртөгийн тооцон үзэж гаргах хэрэгтэй.

Төлөвлөгөө. Төлөвлөгөөнд та WBS дээр гаргасан ажлуудаа шинж чанар, харилцан хамаарал, хараат байдал зэргээр нь эрэмбэлээд Gannt Chart эсвэл Network диаргамм дээр оруулан зурна.

Эрсдэлийн төлөвлөгөө. Тухайн төслийн хувьд хамгийн их эргэлзэж байгаа бас төлөвлөж болохгүй ажлууд байдаг. Эдгээрийг эрсдэл гэх бөгөөд төслийн аль ч шатанд тохиолдож болно. Тийм учираас хийгдэж байгаа ажилуудад ямар ямар эрсдэл гарч болох талаар гарсан тохиолдолд яаж зохицуулах талаар төлөвлөсөн байх хэрэгтэй. Мэдээж бүгдийг нь тооцоно гэдэг бол хүнд. Хамгийн ноцтой төслийн биелэлтэнд нөлөөлөж болох эрсдэлүүдийг зайлшгүй тооцсон байх хэрэгтэй.

Энэ хэсэгт дараах бичиг баримтийг боловсруулан гаргах хэрэгтэй.

• Хүний нөөцийн хувиарлалт
• Хөгжүүлэлтийн хамрах хүрээ
• Төлөвлөгөө
• Төсөв
• Эрсдэлийн төлөвлөгөө
• Хөгжүүлэлтийн орчин болон ашиглах багажуудын хэлэлцэж тогтсон баримт.
  

--- 3. Хэрэгжүүлэх шат
Тухайн төслийн хэрэгжүүлэх шатанд төслийн манажерийн хийх ажил нь төслийн явцийг сайн хянах. Хэрвээ төслийн явацыг бүгдийг нь төлөвлөчихсөн бол хэрхэн явагдаж байгааг нь судлана. Хэрвээ ямар нэг өөрчлөлт зайлшгүй орох хэрэгтэй болсон бол түүнээс суралцах хэрэгтэй дараа яавал энэ алдааг гаргахгүй байх хэрэгтэй. Менежер хүн ямао асуудал эсвэл ямар бэрхшээл гарч болох талаар урьдчилан зөгдөж чаддаг байх хэрэгтэй.

--- 4. Төгсгөлийн шат
Төслийн менежерийн хувьд төсөл нь ихэнхдээ тийм амар дуусахгүй. Хялбар баараггүй гэсэн ажлуудаа эхлээд дуусгаж хамгийн чухал найдвартай хийх ёстой ажилаа сүүл хүртэл нь хийж дуусгах хэрэгтэй.
Төгсгөлийн шатанд хийх үндсэн ажилууд:

• Төслийн хүрээнд хийгдсэн бүх дууссан ажлуудыг баталгаажуулах
• Хийсэн бүтээгдэхүүн ба гэрээний заагдсан зүйлсийн гүйцэтгэлийн баталгаажуулах
• Төслийн бүх файлуудыг эмхлэж хадгалах
• Захиалагчид хүлээлгэж өгөх бүтээгдэхүүнд хийсэн зүйлс бүгд орсон эсэхийг шалгаж баталгаажуулах
• Төслийн бүрэн тайлбан ба төслийн үнэлгээний тайлангуудыг гаргах